一般有三种情况:一是回函了且确认了对账函的数据;二是回函了但是不认可对账函的数据;三是没有回函。财务部此时应将工作重点放在第二种和第三种情况。对于客户已经回函但是不认可对账函数据的,财务部应先从企业内部查明原因。对于这种情况,一般存在几种可能:1.将不属于该客户的应挂在了该客户名下;2.将该客户前期回款错误地记载了其他客户名下;3.客户反馈支付了货款,但是我方尚未收到;4.客户认为对账函中发生额对应业务的计价错误;5.客户反馈根本就没有收到对账函发生额对应业务的货物。对于上述各种情况,应一一查明,如属于财务部内部账务处理错误的,应及时按照财务部内部的错账处理办理就行纠正,但是也要注意纠正错账给其他客户回函带来的错误也要进行分析。如果不是财务部内部账务处理错误引起的与对方不符的,需要从企业业务流程进行分析并查明原因,重点检查是否有舞弊发生。
公司账务清理需要注意:
1、企业的资金与股东的资金分开
2、各种往来款处理干净,该核销的就核销。
3、清点下实物资产,与账面勾稽
4、检查税务方面是否存在违规现象
5、收入成本核算有没有存在缺陷和问题
清理乱账公司找代理记账、为企业办理代理记账、税务代理、工商年检、增资减资、清理乱账、股权转让、会计实操、注销清算等业务的会计服务机构。
如客户反馈已经支付了货款但是我方未收到的,需要查明对方的支付形式,是否存在销售人员收取了现金等。对于客户反馈根本就没有收到的货物,需要查明企业货物发出的流程,检查是公司自己送货还是委托物流送货,检查客户验收是否有的嫌疑等。对于客户反馈对账函发生额对应业务的计价错误的,要查明是货物短少引起还是货物单价不符引起的,要与合同进行核对,找到不符的症结所在。对于客户根本就没有回函的,需要查明:1.该客户是否真实存在;2.该客户目前的经营情况,是否已经“人去楼空”;3.该客户是否收到我方的对账函。作为没有回函或没有积回函的客户,很多时候容易发生呆坏账就是这些客户,同时也要检查是否存在舞弊。如果经查明客户根本就不存在的,很显然就是一起舞弊或,参与人员很可能就是公司的销售人员等。如果存在或职务占用等刑事犯罪的,应及时报警处理。对于客户虽然是曾经真实存在过,但是目前已经“人去楼空”的,必要时也应及时报警;虽然客户未“人去楼空”,但是目前经营存在困难而无能力归还货款的,应想方设法要求对方确认对账函和催欠,我方及时停止供货;如果客户虽然仍能联系到,但是已经倒闭或关门歇业,应取得对方破产重组等相关资料。经查明对方确实没有收到我方对账函的,应及时重新发出并提醒对方注意查收并及时核对回杭,同时应检查上次对账函发出的程序是否存在错误或舞弊。
其他应收款的清理其他应收款可以分为内部和外部两种情况,内部的主要是公司内部员工的、备用金等,外部的主要是各种保证金、等。对于员工的各种欠款,要进行分析,符合企业内部规定的备用金可以继续保留,对于因出差等借支款项必须及时报账处理或归还。对于员工的欠款,无论什么原因,都应要求欠款员工签字确认。对于外部的各种保证金、等,要检查保证金和的收款凭证是否还在,同时检查是否存在保证金和已经到期而未进行的情况。
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